Wenn der Zahnarzt im Gespräch automatisch auch seine Abrechnung erstellt

Zahnarzt Abrechnung

• 21.01.2026
• Redaktion Ad2.0

Die Zahnarztabrechnung sollte eigentlich Routine sein und ist dennoch eine der größten ökonomischen Schwachstellen vieler Praxen. Ursache ist der aufwendige Dokumentationsprozess. Eine bahnbrechende Spracherkennungssoftware führt Patientengespräche und Befunde nun präzise, vollständig und ohne Zusatzaufwand in einen abrechnungsfähigen Leistungsnachweis über.

Wie Praxen Zeit und Umsatz verlieren

Zahnärztliche Leistungen lassen sich nur abrechnen, wenn sie vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind. Für gesetzlich Versicherte gilt der BEMA, der Einheitliche Bewertungsmaßstab der gesetzlichen Krankenkassen. Bei Privatpatienten bildet die GOZ, die Gebührenordnung für Zahnärzte, die Grundlage der Vergütung. In bestimmten Fällen – etwa bei medizinisch-chirurgischen Leistungen, die nicht in der GOZ enthalten sind – kommen zusätzlich Positionen aus der GOÄ, der Gebührenordnung für Ärzte, hinzu. Jede dieser Regelwerke verlangt, dass die erbrachte Leistung exakt beschrieben ist und sich eindeutig einer Gebührenziffer zuordnen lässt. Paragraf 630f BGB verpflichtet zudem zur lückenlosen Patientenakte.

Untersuchungen von Abrechnungen belegen allerdings die Kluft zwischen Anspruch und Wirklichkeit: Rund 18 Prozent privat abzurechnender Leistungen werden statistisch nicht oder falsch angesetzt. In 92 Prozent der überprüften Praxen bleibt das GOZ-Potenzial unausgeschöpft. Diese Verluste begründen sich häufig im Praxisalltag, in dem Befunde und Beratungsgespräche unter dem Zeitdruck nur teilweise festgehalten werden.

Fachkräftemangel verschärft das Problem. Zahnmedizinische Fachangestellte zählen bundesweit zu den akuten Engpassberufen. Monatelang unbesetzte Stellen und eingeschränkte Öffnungszeiten sind in vielen Praxen Realität. Die verbleibenden Mitarbeitenden müssen Behandlungsassistenz, Organisation und Dokumentation gleichzeitig bewältigen. In dieser Situation rutschen Leistungen durch, werden später lückenhaft ergänzt oder bleiben gänzlich undokumentiert, mit direkten Folgen für Umsatz und Rechtssicherheit.

KI erleichtert Dokumentation und Abrechnung für den Zahnarzt

Da Behandler während der Untersuchung ohnehin Befunde, Diagnosen und Therapiepläne kommunizieren, liegt es nahe, diese Informationen direkt für die Dokumentation zu nutzen. Moderne Spracherkennung ist in der Lage, Gespräche in Echtzeit mitzuschreiben, zu strukturieren und die für die Abrechnung relevanten Inhalte zu erkennen. Informationen aus dem Behandlungsgespräch können so automatisch zur Erstellung der Patientenakte genutzt werden.

Die Doctos GmbH aus München entwickelte dafür eine KI-gestützte Software, die Anamnese, Befund und Therapieplanung bereits während der Behandlung erfasst und in eine gegliederte Dokumentation überführt. Das zugrunde liegende Sprachmodell ist mittels zahnmedizinischer Begrifflichkeit trainiert und erfasst Fachausdrücke, Diagnosen und typische Formulierungen exakt.

Die Software läuft beispielsweise auf einem Tablet. Während des Gesprächs gibt die Software die transkribierten Sätze in Echtzeit wieder und schlägt automatisch die passenden Abrechnungspositionen vor. Diese lassen sich anschließend in das Praxisverwaltungssystem exportieren. Handschriftliche Notizen, spätere Ergänzungen oder Erinnerungsprotokolle entfallen. Damit werden zwei Praxisziele gleichzeitig erreicht: ein lückenloser, rechtssicherer Dokumentationsstand und die vollständige Erfassung aller abrechnungsfähigen Leistungen.

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Selbst routinierte Zahnärzte sind beeindruckt

Doctos kennt alle Gebührenziffern aus BEMA, GOZ und GOÄ und berücksichtigt Posten, die im Praxisalltag schnell übersehen werden. Beispielsweise führt das System automatisch Behandlungsmaterialien und zu berechnende Zusatzleistungen an.

Doctos weist Schnittstellen zu aller gängigen Praxissoftware auf und kann daher zügig in jedes bestehende System integriert werden. Die Kompatibilität verhindert sowohl Medienbrüche als auch Doppelerfassung und ist nahezu einzigartig am Markt.

Die Befundaufnahme gelingt vollständig über gesprochene Sprache. Selbst komplexe Anamnesen werden von Doctos erfasst, ohne dass eine zusätzliche Assistenz anwesend sein muss. Die Software selbst leitet durch Anamnese, Befundbeschreibung und Therapieplanung.

Die Vorteile beeindrucken selbst erfahrene Zahnärzte. Ein Nutzer beschreibt die positive Veränderung der Praxisroutine folgendermaßen: „Unser Ziel war es, die Dokumentation der Patientengespräche von der Anamnese über den Befund bis zur Therapieplanung zu strukturieren und zu professionalisieren. Früher wurden Gespräche häufig unvollständig oder fehlerhaft festgehalten, da Mitarbeitende mitschreiben mussten, während der Alltag weiterlief. Das führte zu Zeitverlust, Korrekturen und fehlender Stringenz in der Dokumentation. Doctos sollte hier Abhilfe schaffen. Heute haben wir eine nahezu fehlerfreie, klar strukturierte und vollständige Dokumentation aller Gespräche. Die KI erfasst Inhalte präzise, vergisst keine Informationen und formuliert in korrektem Deutsch. In der Zusammenarbeit mit Doctos konnten wir die Qualität der Aufzeichnungen kontinuierlich verbessern.“

Ein anderer Anwender hebt das Differenzierungsvermögen der Software hervor: „Besonders bei komplexen Fällen, in denen Patienten lange Krankengeschichten schildern, war die Dokumentation früher eine Herausforderung, insbesondere wenn keine Mitarbeiterin im Behandlungszimmer anwesend sein konnte. Auf Knopfdruck werden jetzt alle relevanten Informationen zuverlässig festgehalten – inklusive Behandlungsziel und detaillierte Therapieempfehlungen.“

Durch wöchentliche Updates wird Doctos kontinuierlich verbessert. Jede Praxis profitiert von persönlicher Betreuung sowie einer auf ihre individuelle Arbeitsweise abgestimmten Konfiguration.

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  Welche Herausforderung besteht bei der Zahnarztabrechnung?

  Die Zahnarztabrechnung ist oft eine ökonomische Schwachstelle aufgrund des aufwendigen Dokumentationsprozesses, was zu unvollständigen oder fehlerhaften Abrechnungen führen kann.

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  Was ist der BEMA und welche Rolle spielt er bei der Abrechnung?

  Der BEMA ist der Einheitliche Bewertungsmaßstab der gesetzlichen Krankenkassen und bildet die Grundlage für die Abrechnung gesetzlich versicherter Patienten.

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  Wie verbessert KI die Dokumentation und Abrechnung in Zahnarztpraxen?

  Mithilfe von Spracherkennung kann KI Gespräche in Echtzeit mitschreiben, strukturieren und relevante Inhalte für die Abrechnung erkennen, die zur automatischen Erstellung von Patientenakten dienen.

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  Welche Vorteile bietet die Software von Doctos GmbH?

  Die Software erfasst medizinische Befunde, Anamnese und Therapieplanung in Echtzeit und schlägt passende Abrechnungspositionen vor, wodurch eine rechtssichere und vollständige Dokumentation erzielt wird.

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  Wie unterstützt die Doctos Software bei komplexen Patientengeschichten?

  Die Software dokumentiert zuverlässig alle relevanten Informationen, auch bei komplexen Fällen, ohne dass eine zusätzliche Assistenz erforderlich ist.