Mit Cloud-ERP für den Mittelstand raus aus der Update-Falle: Wie die „Cloud Native"-Architektur des ERP Haufe X360 den Mittelstand agil und wirklich KI-ready macht

Cloud-ERP für den Mittelstand

• 28.01.2026

In vielen mittelständischen IT-Abteilungen herrscht Stillstand durch Instandhaltung. Bis zu 80 Prozent der Zeit verbringen CTOs und ihre Teams damit, veraltete Legacy-Systeme mühsam am Laufen zu halten. Ressourcen, die im Wettbewerb um die digitale Transformation schmerzlich fehlen.

Im Interview erklärt Carsten Schröder (CEO Haufe X360), wie der Wechsel auf eine „Cloud Native“-Architektur wie Haufe X360, eine spezialisierte Cloud-ERP für den Mittelstand, diesen Teufelskreis durchbricht. Er zeigt auf, warum moderne ERP-Plattformen weit mehr sind als nur extern gehostete Software und wie Unternehmen durch API-First-Strategien, automatisierte Updates und native KI-Integration nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Agilität massiv steigern.

Herr Schröder, viele CTOs im Mittelstand verbringen mehr als drei Viertel ihrer Zeit damit, Altsysteme am Laufen zu halten, statt Innovation zu treiben. Warum ist der Schritt zu einem „Cloud Native-ERP” wie Haufe X360 der Befreiungsschlag für die IT-Abteilung?

Carsten Schröder: Wie Sie schon sagten: Weil sich die IT-Abteilungen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und Innovationen vorantreiben können. Die Anbieter echter Cloud-ERP-Systeme für den Mittelstand wie Haufe X360 – wir sagen dazu auch „Cloud Native” – bieten ihren Kunden durchgängig funktionierende, exakt zum Unternehmen passende Komplettlösungen, die technologisch permanent und engmaschig auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Das ist ihr Kerngeschäft, daran werden sie gemessen. System-Updates werden im laufenden Betrieb und ohne Stillstand eingespielt. Das gleiche gilt für neue Funktionen oder Prozesse, die von der unternehmensinternen IT angestoßen werden. Dabei sind echte Cloud-ERPs skalierbar und hochflexibel. Wenn ein Unternehmen also wächst oder sein Geschäft verändert, wächst oder verändert sich das ERP automatisch mit. Dafür sorgt der Anbieter.

Lassen Sie uns den Begriff „Cloud Native“ definieren. Was unterscheidet die Architektur des ERP Systems Haufe X360 fundamental von einer „nur gehosteten“ On-Premise-Lösung, die viele Mitbewerber anbieten?

Cloud-Native-ERP-Systeme sind von ihrer Architektur her darauf ausgelegt, agil und flexibel zu sein. Ihre DNA ist so angelegt, dass sie jederzeit mit der technologischen Entwicklung mithalten können. Das trifft nicht auf On-Premise-Systeme zu, die einfach nur in eine Cloud verschoben und deshalb auch Faux-Cloud genannt werden. Die sind deutlich statischer – etwa die Produkte von diversen Wettbewerbern. Zudem sind Cloud-Native-Systeme wie Haufe X360 kostengünstiger, jederzeit skalierbar, dynamischer und sicherer. Und auch die Automatisierung von Prozessen und die Kompatibilität mit Drittanbieter-Lösungen über APIs lassen sich leichter realisieren. Darüber hinaus integrieren sie von vornherein Cloud-Funktionen wie Microsoft KI, die auf solche Architekturen zugeschnitten sind. Kurz gesagt: Cloud-Native-ERPs sind wesentlich moderner, agiler und zukunftssicherer und eignen sich deshalb für Unternehmen, die eine langfristige und flexible Digitalisierungsstrategie verfolgen.

Das Dilemma alter ERPs ist: Anpassungen (Customizing) verhindern Updates. Wie löst Haufe X360 diesen Zielkonflikt? Wie bleiben branchenspezifische Anpassungen auch nach einem automatischen Release-Wechsel voll funktionsfähig?

Wir bei Haufe X360 arbeiten mit einem Netzwerk aus zertifizierten Software- und Implementierungs-Partnern zusammen, die eng an den Endnutzern und deren Systemen dran sind – und bei der Implementierung eben auch die individuellen Anpassungen vornehmen. Diese Partner halten wir immer auf dem Laufenden und informieren sie natürlich auch sehr früh über kommende Updates. Zusätzlich stellen wir zu den Updates im Vorfeld Testumgebungen zur Verfügung. Und in denen können die Partner bis ins letzte Detail die von ihnen vorgenommenen Anpassungen durchspielen und gegebenenfalls so anpassen, dass sie auch nach dem Release-Wechsel reibungslos funktionieren. Die Endnutzer erhalten dann ein aktualisiertes Produkt, das wie gewohnt sauber und ohne Fehler läuft.

Eine Forrester-Studie (TEI of Acumatica) hebt hervor, dass durch die Plattformtechnologie IT-Administrations-Aufwände drastisch reduziert wurden. Können Sie beziffern, welche IT-Ressourcen ein Mittelständler durch den Wegfall von Serverwartung und manuellen Updates einspart?

Die von Ihnen genannte Studie liefert wirklich beeindruckende Zahlen – und diejenigen, die sich direkt auf die IT-Ressourcen beziehen, machen nur einen Bruchteil des Gesamtbildes aus. Zunächst konnten Mittelständler 50 Prozent der gesamten IT-Arbeitszeit durch einen Wechsel in die Cloud einsparen beziehungsweise für andere Aufgaben einsetzen. Auch bei der Verwaltung des ERP-Systems im laufenden Betrieb wurden bis zu 50 Prozent an Ressourcen frei. Und was man auch nie vergessen sollte: Allein die Wartungskosten, die Altsysteme verursachen, liegen bei etwa 16 bis 20 Prozent ihres Listenpreises. Was bedeutet, dass Unternehmen solche Systeme praktisch alle fünf bis sechs Jahre neu kaufen. Dagegen liefern Cloud-ERP-Systeme einen ROI von 66 Prozent bei nur 16 Monaten bis zur Amortisation. Die Produktivität der Mitarbeiter stieg bei den betrachteten Unternehmen insgesamt um 45 Prozent, die Effektivität bei den Marketing-Ausgaben stieg um 10 Prozent. Bei Bruttomarge und Umsatz waren jeweils 15 Prozent an Zuwachs zu verbuchen, bei der gesamten Betriebseffizienz waren es 45 Prozent. Dazu kommen dann noch weiche Faktoren wie etwa eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit.

Moderne IT-Landschaften sind „Best-of-Breed". Wie „API-first“ ist Haufe X360? Wie einfach kann ein CTO oder IT-Verantwortlicher eigene Applikationen oder KI-Tools an den Datenkern des ERPs anbinden, ohne die Stabilität zu gefährden?

Die API von Haufe X360 ist sehr umfangreich, leistungsstark und genauestens dokumentiert, so dass alle Daten aus dem ERP-Kern durch zusätzliche Applikationen und Tools sicher abgefragt, erstellt oder aktualisiert werden können. Die gesamte Architektur ist API-fokussiert und auf Offenheit und Integrationen ausgelegt. Sowohl der Kern von Haufe X360 als auch die API sind hochflexibel, wenn es um individuelle Anpassungen geht.

„API-first“ ist eines der fundamentalen Merkmale unserer ERP-Software, denn es ist aus unserer Sicht genau das, was eine moderne, einfach erweiterbare und dadurch zukunftsfähige Cloud-ERP-Lösung ausmacht. Für CTOs bedeutet das, dass sie eine klare Roadmap erhalten, welche APIs verfügbar sind und welche Datenmodelle genutzt werden können. Und natürlich bieten wir auch ein Entwickler-Ökosystem mit Dokumentationen, Developer-Portal und höchsten Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.

Die beste Technologie scheitert an der Akzeptanz. Wie stellt Haufe X360 sicher, dass auch Mitarbeiter ohne IT-Affinität – im Lager oder im Vertrieb – das System gerne nutzen? Stichwort: Rollenbasierte Dashboards.

Zum einen gibt es durch die regelmäßigen Updates auch fortlaufend Anpassungen an den Dashboards, in die die Wünsche der User und aktuelle UX-Best-Practices einfließen. Zum anderen bieten unsere rollenbasierten Dashboards natürlich auch die Möglichkeit, den Anwendern je nach Rolle maßgeschneiderte Screens zur Verfügung zu stellen, auf denen nur die Funktionen zu sehen sind, die sie auch wirklich brauchen und nutzen. Hinzu kommen eine intuitive Bedienung, kontextbezogene Hilfefunktionen und Benachrichtigungen sowie verständliche Sprache ohne Fachjargon. Und auch Nutzer ohne IT-Erfahrung können ihre personalisierten Bedienungsoberflächen mit wenigen Mausklicks selbst an ihre Präferenzen anpassen und als Templates hinterlegen. Insgesamt entsprechen die digitalen Workflows in Haufe X360 gängigen analogen Standard-Arbeitsprozessen, was die Einarbeitung stark erleichtert. Wenn Fragen auftauchen, bietet unser ERP zudem integrierte Tutorials, Checklisten, kurze Lerninhalte oder auch KI-basierte Hilfen.

Sie sind im Dialog mit Ihren Kunden und haben Praxisbeispiele für Prozessdigitalisierung in mittelständischen Unternehmen zusammengetragen. Mit beeindruckenden Zahlen wie „90 Prozent weniger Außenstände“ und „80 Ordner pro Jahr gespart“. Das deutet auf eine massive technologische Veränderung bei diesen Unternehmen hin. Wie tief greift Haufe X360 in die Kernprozesse ein, um derartige fehleranfällige, oft papierbasierte Abläufe in der Buchhaltung oder der Fertigung technisch aufzulösen und zu automatisieren?

Die digitale Transformation eines Unternehmens ist immer ein ganzheitliches Projekt. Dabei geht es zunächst darum, die Effizienz aller bestehenden Prozesse genau zu prüfen. Dann werden sie optimiert, digital abgebildet, so weit wie möglich automatisiert und schließlich unternehmensweit miteinander verknüpft. Wie tief Haufe X360 dabei in die Kernprozesse eingreift, hängt auch vom bestehenden Digitalisierungsgrad eines Unternehmens ab. Wo noch gedruckte Rechnungen händisch nummeriert und abgeheftet werden, wird der Prozess komplett digital neu aufgesetzt. In Unternehmen, die schon Teilbereiche digitalisiert haben, wird es eher darum gehen, diese Bereiche bei Bedarf zu optimieren und im ERP zentral gesteuert digital miteinander zu vernetzen, um eine unternehmensweit verfügbare Echtzeit-Informationsbasis zu schaffen, auf die alle Abteilung jederzeit zugreifen können. So werden Silos aufgebrochen, Prozesse verschlankt und Synergieeffekte generiert. Das Ziel ist immer, die Gesamteffizienz zu maximieren, indem jede erdenkliche Hürde abgebaut wird – egal, ob es sich dabei um Papierlisten oder Datensilos handelt.

Das Wort „Cloud“ löst im deutschen Mittelstand auch heute noch Sorgen aus. Wo liegen die Daten, wie garantieren Sie Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität, und was passiert bei einem Internetausfall?

Haufe X360 speichert und verarbeitet alle Daten in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland – wo sie besser geschützt sind als auf einem Server im Haus eines mittelständischen Unternehmens. Dafür sorgen Experten-Teams, die kein Mittelständler unterhalten könnte. Das gehört zum Kerngeschäft von Cloud-Anbietern. Verschlüsselt sind die Daten mit der bei Banken üblichen SSL-Technologie mit AES-Standard. Die Cloud-Infrastruktur ist ISO-27001-zertifiziert und strengste Zugriffskontrollen und eine restriktive Rechtevergabe verhindern unberechtigten Zugang. Physisch ist der Standort durch Zäune, Kühlsysteme, Brandschutz und 24-Stunden-Überwachung gesichert. Alle acht Minuten werden automatische Backups vorgenommen, und die ausfallsichere Infrastruktur garantiert eine Verfügbarkeit von 99 Prozent. Das ist mit On-Premise-Szenarien nicht zu realisieren. Unser Dokumentenmanagement sorgt zudem für eine revisionssichere Archivierung und unsere Finanzbuchhaltung erfolgt GoBD-konform. Und natürlich erfüllt Haufe X360 alle strengen deutschen und europäischen Datenschutz-Richtlinien, die in der DSGVO festgeschrieben sind.

Wenn ein IT-Leiter ein „Cloud-ERP für den Mittelstand“ sucht: Was sind die wichtigsten technischen Merkmale von Haufe X360, die er kennen muss?

Hier würde ich gerne einfach einige Schlagworte nennen: KI-ready, Cloud-Native bzw. True Cloud, API-first, Software-as-a-Service (SaaS), digitale Transformation, offene Software-Architektur, API-getriebene Plattform, modularer Aufbau, Skalierbarkeit, Agilität, nahtlose Datenintegration aus allen Modulen und Drittanbieter-Lösungen, zentrale Datenbasis, Revisionssicherheit, Prozessintegration, Sicherheit, Datenschutz, DSGVO, Performance, Ressourcenoptimierung, Kostenkontrolle, leistungsstarke Schnittstellen, großes Partnernetzwerk, bereits existierende Anpassungen für einzelne Branchen, permanente technologische Weiterentwicklung, weltweites Technologie-Entwicklungs-Ökosystem und ein sehr flexibles Preismodell.

Schauen wir auf die nächsten fünf Jahre: KI, IoT, ESG-Reporting oder wachsende Dokumentationspflichten wie beim Lieferkettengesetz. Wie stellt die Plattform von Haufe X360 sicher, dass Ihre Kunden für diese Anforderungen technisch gerüstet sind, ohne das System wechseln oder neu erfinden zu müssen?

Haufe X360 mit seinem Technologiepartner Acumatica garantiert volle Zukunftsfähigkeit: In die offene Software-Architektur lassen sich über APIs einfach neue Funktionen integrieren, etwa KI-Features, IoT-Applikationen oder ESG- beziehungsweise Lieferketten-Daten. KI ist und bleibt derzeit Thema Nummer eins, da sind wir natürlich immer ganz nah dran und setzen das ja auch schon mit unseren KI-Assistenten um. In Haufe X360 lassen sich neue Anforderungen ohne Systemwechsel integrieren, weil das System fortlaufend weiterentwickelt wird. Und Microsoft, als unser Hosting-Partner für die Cloud, gehört natürlich auch zu den Big Playern, die bei allen neuen Entwicklungen ganz vorne mit dabei sind. Die Haufe Group im Hintergrund versteht sich als Partner für den Mittelstand und ist bei allen rechtlichen Fragen immer auf dem Laufenden, etwa bei DSGVO oder ESG-Reporting. Zusammenfassend gilt: Unsere Roadmap geht weit über die nächsten Updates hinaus. Hinter den Kulissen arbeiten wir permanent an Zukunftsthemen und deren Umsetzung – derzeit etwa KI. Und das werden wir auch weiterhin tun.

Carsten Schröder (Haufe X360)

Carsten Schröder ist CEO von Haufe X360 und seit 2025 zudem Geschäftsführer der Haufe-Lexware Verwaltungs GmbH. Seit 2019 verantwortet er das Geschäftsmodell der Cloud-basierten Business-Management-Plattform innerhalb der Haufe Group. Als Experte für digitale Transformation fokussiert er sich darauf, Haufe X360 als passgenaue Cloud-ERP-Lösung für die spezifischen Anforderungen des Mittelstands im DACH-Raum zu etablieren. Sein Ziel ist es, mittelständische Unternehmen durch praxisnahe ERP-Systeme dabei zu unterstützen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und den digitalen Wandel nachhaltig umzusetzen.

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  Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Native-ERP und Hosted ERP?

  Ein Cloud-Native-ERP wie Haufe X360 wurde nativ für die Cloud entwickelt. Es nutzt eine Multi-Tenant-Architektur, bei der alle Kunden auf derselben Code-Basis arbeiten, was automatische Updates ohne Stillstand ermöglicht. Ein Hosted ERP (oft „Faux-Cloud“ genannt) ist lediglich eine herkömmliche On-Premise-Software, die auf einem entfernten Server installiert wurde. Dies führt oft zu hohen Wartungskosten und schwierigen Update-Prozessen.

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  Wie viel IT-Arbeitszeit spart ein Wechsel in die Cloud ein?

  Laut Studien (z. B. Forrester TEI) können mittelständische Unternehmen durch den Wechsel zu einer modernen Cloud-Plattform bis zu 50 Prozent der IT-Arbeitszeit einsparen. Ressourcen, die früher für Serverwartung und manuelle Updates gebunden waren, werden so für strategische Innovationen und die digitale Transformation frei.

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  Bleiben individuelle Anpassungen (Customizing) bei Updates erhalten?

  Ja. Bei Haufe X360 werden branchenspezifische Anpassungen so implementiert, dass sie von der Kernsoftware getrennt bleiben. Durch zertifizierte Partner und bereitgestellte Testumgebungen wird sichergestellt, dass alle individuellen Funktionen auch nach einem automatischen Release-Wechsel reibungslos und ohne Fehler funktionieren.

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  Wie sicher sind Unternehmensdaten in der Cloud?

  Die Daten von Haufe X360 werden in Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Sie sind nach Bankenstandard (SSL/AES) verschlüsselt und durch ISO-27001-zertifizierte Infrastrukturen geschützt. Mit automatischen Backups alle acht Minuten und einer Verfügbarkeit von 99 Prozent bietet die Cloud eine höhere Ausfallsicherheit als die meisten lokalen Serverräume.

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  Ist Haufe X360 für KI und Industrie 4.0 bereit?

  Haufe X360 folgt einem API-first-Ansatz. Das bedeutet, dass die Software über leistungsstarke APIs problemlos mit KI-Tools, IoT-Anwendungen oder Drittanbieter-Lösungen vernetzt werden kann. Diese offene Architektur macht das System zukunftssicher für neue Anforderungen wie ESG-Reporting oder KI-gestützte Prozessautomatisierung.